Organizzazione Eventi -Business Events

Strumenti di Marketing per le Aziende

L’organizzazione di eventi Elite 

E’ considerata per noi, e per il cliente stesso, uno dei migliori strumenti di marketing e di comunicazione interna ed esterna aziendale.

Dal cocktail per il lancio di un prodotto, all’evento promozionale per comunicare con la rete vendita o con clienti attuali e potenziali, dalla cena di gala per l’anniversario aziendale, al team building per rafforzare la “squadra dipendenti”, dal coffee break durante un meeting alla colazione di lavoro durante un work shop.

Eventi di carattere celebrativo che creano icone e ricordi, incidendo fortemente nella creazione del gusto e delle tendenze, accomunate dal desiderio di vivere emozioni condivise ma soprattutto per far entrare in contatto l’utente finale con l’azienda.

Veniamo scelti per l’organizzazione di un eventi aziendale da diverse aziende a livello locale ( Verona) e siamo il punto di riferimento per l’organizzazione di eventi da grandi Aziende come Masi Agricola, Coca-Cola , Confindustria, Ferrari, Gucci, Cartier e altri importanti gruppi … Scopri di più

Organizzazione Eventi Verona

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Tanti piccoli dettagli che fanno la differenza

I Consigli per organizzare un evento

Determina lo stile dell’evento e i relativi obiettivi. Sembra fin troppo logico dare un consiglio del genere, ma devi mettere tutto nero su bianco per considerare ogni singolo fattore: posto ideale ai fini dell’evento, budget, natura delle presentazioni, quantità (o tipologia) di ospiti, strategie da implementare nello specifico. Qual è il risultato ideale? Cosa vuoi ottenere?

Dopo aver definito l’evento (celebrazione, raccolta fonti, formazione, vendita, proposte, ecc.), pensa al perché lo stai organizzando. Essere consapevole delle ragioni può aiutarti a concentrarti e motivarti.

Avere qualche obiettivo può anche darti una mano a incanalarti nella direzione giusta. Non puoi insistere se in mente hai un risultato vago. Per esempio, se stai organizzando una raccolta fondi, questo scopo può motivarti a correre verso il traguardo sicuro di quello che vuoi.

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Calcola il numero di invitati

Considerando il budget e la capienza della Location, quante persone puoi invitare? In alcuni casi, si lascia entrare solo ed esclusivamente chi ha un biglietto o un invito. Ciò facilita infatti la pianificazione. Molti hanno invece ritardatari o invitati extra, quali bambini, partner o amici. E tieni a mente che, più gente partecipa, di più personale avrai bisogno.

Siccome questo può dar luogo a enormi problemi logistici, è sempre più saggio assicurarti che ci sia abbastanza spazio affinché possano muoversi tutti agevolmente in questo posto.

Negli stabilimenti più vecchi, solitamente la quantità di gente che può essere accolta viene indicata con espressioni come “Capienza: 150 persone”; in questo caso, è possibile ricevere appunto 150 invitati.

Prepara tutto
Ricordati che devi essere il primo ad arrivare per supervisionare i preparativi.

Assicurati che siano tutti ai blocchi di partenza. Manca qualcuno? Inizia a fare telefonate. Assisti i collaboratori che hanno bisogno di aiuto, dirigi chi non sa che pesci pigliare e togliti di mezzo quando non è necessaria la tua presenza. E che nessuno si faccia male!

Se fosse solo questo che serve per organizzare un evento fatto bene, sarebbero tutti Organizzatori di Eventi

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Organizzare un evento è un’esperienza grandiosa, che sia una festa personale, una riunione aziendale, un incontro per familiari e amici, un matrimonio o un meeting formale.

È un lavoraccio, ma è anche piuttosto appagante se hai tanto tempo a disposizione. Può infatti fare una gran differenza per i coinvolti, i quali apprezzeranno la tua gentilezza e il grande impegno che ci hai messo per organizzare il loro compleanno, anniversario, matrimonio o celebrazione di altro tipo. I seguenti passaggi ti insegneranno a diventare un grande organizzatore di eventi, ti daranno suggerimenti per rimediare ai problemi e, con un’attenta pianificazione, ti aiuteranno a evitarli del tutto.

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Scegli la data, ora e assicurati la Location

Indubbiamente, è uno degli aspetti più importanti della pianificazione. Basta stabilire una data e un orario in cui nessuno può presentarsi per vanificare ogni preparativo, per quanto fosse grandioso. Inoltre, evita di scegliere un giorno troppo in là nel futuro o fin troppo vicino: nel primo caso, gli ospiti se ne dimenticheranno, nel secondo, avranno altri piani. Ecco a voi la sindrome di Riccioli d’Oro applicata all’organizzazione di eventi!

In teoria, gli ospiti devono venire a conoscenza dell’evento due settimane prima circa. Questo momento è ideale: difficilmente hanno preso altri impegni, e poi è più semplice ricordare a tutti l’invito una o due volte prima dell’effettiva data. Quindi, cerca di mandare gli inviti un paio di settimane prima, se ci riesci.

Ora che ti sei fatto un’idea della portata dell’evento, della data e dell’orario, puoi iniziare a pensare alla Location. Mettiti in contatto con quelli che ti interessano per sapere se sono liberi e possono soddisfare le tue esigenze. In che tipo di edificio vuoi organizzare l’evento? Come verrà gestito lo spazio? Gli ospiti si accomoderanno su sedie disposte in fila, panche o tavoli? Hai intenzione di fare un picnic all’aperto e ti servono tovaglie? Le condizioni meteorologiche costituirebbero un problema? C’è bisogno di spazio per ballare, collocare il palco su cui saliranno i relatori o suoneranno i musicisti? In tal caso, organizzati per non rimanere a corto di spazio.

È sempre bene visitare il posto in anticipo e disegnare una mappa dell’area. Puoi usarla come “piano di battaglia”, in modo da fare uno schizzo e collocare tavoli, passaggi per i camerieri, vie d’accesso e uscita per i disabili (se necessario) e attrezzature varie. Dovresti inoltre segnare dove si trovano il generatore di elettricità (se richiesto), le attrezzature esterne (come frigorifero, macchina per fare il ghiaccio, barbecue, fornelli, ecc.), le prese elettriche e i cavi (che potresti coprire discretamente con un tappeto). Una corretta sistemazione consente anche di prevenire rischi per la sicurezza.

È obbligatorio richiedere un permesso municipale? Nella maggior parte dei casi, questi documenti sono necessari per un bar, ma anche per emissioni acustiche potenzialmente fastidiose, accesso di veicoli, parcheggio, costruzione di tendoni e altri spazi al coperto, ecc.

Fonte:Wikyhow

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